Xác định mục đích của báo cáo

Dù viết báo cáo ngày, tháng hay năm bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu của bản báo cáo. Việc xác định nội dung của báo cáo là điều kiện bắt buộc để bạn có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất. Nếu bạn không nắm được nội dung yêu cầu khi viết báo cáo chắc chắn bạn sẽ không biết viết gì hoặc nếu có viết được cũng chỉ là một bản báo cáo vô nghĩa mà thôi. Do đó, hãy dành thời gian để suy nghĩ về mục đích của báo cáo. Bạn có cần mô tả, giải thích, giới thiệu hoặc thuyết phục? Có một mục đích rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo rằng bạn luôn tập trung và giúp thu hút người đọc của bạn dễ dàng hơn.

Tìm hiểu về người đọc

Viết báo cáo chính thức hàng năm cho các bên liên quan rất khác với đánh giá tài chính. Vậy nên hãy điều chỉnh ngôn ngữ của bạn, sử dụng dữ liệu và đồ họa hỗ trợ cho người đọc khi cần thiết. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét phong cách cá nhân của người đọc, ví dụ họ thường viết email hoặc cấu trúc tài liệu thế nào? Phản ánh sở thích của họ trong báo cáo của bạn nếu có thể. Sự tương thích này sẽ giúp xây dựng mối quan hệ và khiến người đọc dễ tiếp thu ý tưởng của bạn hơn.

Xây dựng đề cương chi tiết

Bạn đã xác định được nội dung yêu cầu của báo cáo, tuy nhiên bạn đừng vội viết mà việc cần làm tiếp theo là soạn thảo ra một đề cương chi tiết những nội dung bạn muốn nói trong báo cáo. Đề cương này sẽ giúp cho bạn không bị thiếu ý hay bị mất thời gian suy nghĩ phải viết gì trong quá trình làm báo báo.