Trong một cuộc họp trực tuyến hoặc thảo luận nhóm, việc giao tiếp lịch sự và tôn trọng lẫn nhau là điều quan trọng để duy trì môi trường làm việc hiệu quả và hòa khí. Nếu trong cuộc họp đó, có một bạn sử dụng từ ngữ không lịch sự và gây mất hòa khí, tôi sẽ ứng xử một cách khéo léo và tế nhị để giúp duy trì không khí cuộc họp và đảm bảo mọi người đều cảm thấy thoải mái. Dưới đây là cách xử lý của tôi:

1. Giữ bình tĩnh và không phản ứng cảm xúc
Điều đầu tiên là giữ bình tĩnh và không để cảm xúc cá nhân chi phối phản ứng của mình. Nếu một ai đó sử dụng từ ngữ không lịch sự, chúng ta có thể cảm thấy khó chịu, nhưng việc phản ứng vội vàng hoặc thể hiện sự bất mãn ngay lập tức có thể làm tình hình trở nên căng thẳng hơn. Thay vào đó, tôi sẽ giữ một thái độ điềm tĩnh và cố gắng giữ cuộc họp đi đúng hướng.

2. Tôn trọng và khéo léo phản hồi
Khi phát hiện một người sử dụng từ ngữ không lịch sự, tôi sẽ khéo léo nhắc nhở mà không làm người đó cảm thấy bị xúc phạm. Cụ thể, tôi có thể nói một cách nhẹ nhàng nhưng rõ ràng, chẳng hạn:

"Mình hiểu rằng chúng ta đều có những quan điểm riêng, nhưng để cuộc họp được hiệu quả hơn, chúng ta có thể sử dụng những lời nói tích cực và lịch sự hơn không?"
"Chúng ta có thể trao đổi với nhau một cách nhẹ nhàng hơn, để tất cả mọi người đều cảm thấy thoải mái và dễ dàng tiếp thu ý kiến."
Cách nói này không chỉ giúp điều chỉnh hành vi của người đó mà còn không làm họ cảm thấy bị chỉ trích trực tiếp.

3. Tập trung vào mục tiêu chung
Một trong những cách hiệu quả để giải quyết tình huống này là quay lại mục tiêu chung của cuộc họp hoặc thảo luận. Tôi sẽ khéo léo nhắc mọi người rằng, mục tiêu của cuộc họp là cùng nhau thảo luận và tìm giải pháp cho vấn đề, thay vì để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng tới buổi họp.

Ví dụ: "Chúng ta đều có chung mục tiêu là tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề này, vì vậy hãy cùng nhau tập trung vào việc đóng góp ý kiến một cách xây dựng."

4. Khuyến khích giao tiếp tích cực
Để duy trì môi trường giao tiếp văn minh, tôi sẽ khuyến khích mọi người sử dụng các cụm từ tích cực và đặt câu hỏi thay vì khẳng định quá mạnh mẽ. Câu hỏi mang tính mở sẽ giúp mọi người dễ dàng trao đổi và thảo luận hơn mà không cảm thấy bị áp đặt. Ví dụ: "Có lẽ chúng ta có thể nhìn nhận vấn đề này từ một góc độ khác. Bạn nghĩ sao về ý tưởng này?"

5. Tạo không gian cho ý kiến của mọi người
Ngoài ra, tôi sẽ cố gắng tạo ra không gian cho mọi người được nói lên suy nghĩ của mình một cách tự do và thoải mái. Nếu ai đó cảm thấy khó khăn trong việc bày tỏ ý kiến, tôi có thể trực tiếp mời họ lên tiếng, giúp họ không bị bỏ qua trong cuộc họp.

Ví dụ: "Mình thấy ý kiến của bạn rất có giá trị, bạn có thể chia sẻ thêm về quan điểm của mình không?"

6. Nếu cần thiết, đề nghị sự can thiệp từ người điều hành cuộc họp
Nếu sau khi nhắc nhở mà tình hình vẫn không được cải thiện, tôi sẽ đề nghị người điều hành cuộc họp (nếu có) can thiệp để giữ trật tự và đảm bảo mọi người giao tiếp với nhau một cách văn minh.

Ví dụ: "Xin lỗi, tôi nghĩ chúng ta có thể tạm dừng lại một chút để mọi người có thể trao đổi một cách hòa nhã hơn. Tôi rất mong chúng ta có thể tiếp tục làm việc hiệu quả."

Việc duy trì một môi trường giao tiếp văn minh, lịch sự trong các cuộc họp trực tuyến hoặc thảo luận nhóm không chỉ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ mà còn tạo ra không gian tôn trọng và hợp tác giữa các thành viên. Trong những tình huống có sự xuất hiện của những lời nói không lịch sự, tôi sẽ ứng xử một cách điềm tĩnh, khéo léo và chú trọng vào mục tiêu chung của cuộc họp để bảo vệ bầu không khí hòa nhã và xây dựng.